Una delegazione della Commissione Servizi Consolari del Com.It.Es. di Madrid, a seguito di richiesta avanzata in una delle ultime assemblee, è stata ricevuta nella sede della Cancelleria Consolare della capitale spagnola. Il team, composto dal presidente Andrea Lazzari, dalla presidente della Commissione Servizi Consolari Adriana Bonezzi, dal consigliere esecutivo Sergio Albani e dal consigliere Fernando Lomaglio, ha visitato gli uffici della stessa Cancelleria con la partecipazione del consigliere CGIE Pietro Mariani.
Sotto la guida del primo consigliere dell’Ambasciata d’Italia Marco Lapadura e del capo della Cancelleria Consolare Francesca Polenta, la delegazione Com.It.Es. ha potuto visitare la sezione aperta al pubblico e gli uffici dove si effettuano le attività di back office, in particolare quelle dedicate al rilascio di passaporti e carte d’identità.
L’incontro ha reso possibile un proficuo scambio tra i rappresentanti del Com.It.Es. e le autorità consolari. Nel produttivo dialogo che si è generato fra le parti, i primi si sono fatti tramite delle istanze dei connazionali in Spagna (i quali non sempre ritengono che i servizi consolari funzionino come dovrebbero), e i secondi hanno potuto descrivere in modo dettagliato le procedure di erogazione dei vari servizi, gli ostacoli che quotidianamente incontrano e le modalità di interazione con le varie entità italiane.
Tra le diverse problematiche trattate, i rappresentanti del Com.It.Es. hanno avuto modo di segnalare la lentezza di alcuni processi (ancora oggi, in piena era digitale, svolti in forma cartacea), il livello di complessità di alcune procedure che ne ostacola la comprensione per i connazionali e la difficoltà nell’ottenere un appuntamento in tempi brevi per il ritiro dei documenti o informazioni via telefono. Si è dato vita a un gruppo di lavoro per comprendere se tutto questo corrisponde alla realtà o meno. Il sistema appuntamenti, sottolineano dalla Cancelleria, è efficiente e non risultano particolari difficoltà per quanto riguarda CIE e passaporti.
Il Com.It.Es. ha inoltre rinnovato alle autorità consolari la richiesta di dati statistici per comprendere quanti passaporti, CIE e altri servizi vengono effettivamente erogati, informazioni che altri Com.It.Es. nel mondo ricevono periodicamente. Secondo quanto indicato dai rappresentanti della Cancelleria, il numero di richieste di passaporti è il doppio di quelle di CIE; il Com.It.Es. ritiene che questa differenza potrebbe essere causata dall’esigenza, nel caso delle CIE, di recarsi a Madrid per la rilevazione delle impronte digitali, mentre per i passaporti esiste la possibilità di effettuare la procedura presso alcuni consoli onorari. Da qui la necessità di dare ai consolati onorari la possibilità di raccogliere impronte digitali per le CIE (ipotesi sulla quale il MAECI sta già lavorando).
I funzionari e gli impiegati della Cancelleria hanno fornito una serie di consigli e suggerimenti all’utenza: leggere con attenzione le indicazioni fornite sul sito internet della Cancelleria Consolare; compilare i documenti con grafia leggibile e controllare sempre se si siano commessi errori al momento dell’inserimento dei dati; regolarizzare e aggiornare le iscrizione all’AIRE, con dati completi e corretti; contattare gli uffici facendo uso delle email dedicate a ogni settore, come indicato nella lista sottostante.
A.I.R.E. (iscrizione/cambio indirizzo/cancellazione): madrid.aire@esteri.it
Anagrafe (verifiche e piattaforme on-line): anagrafe.madrid@esteri.it
Assistenza sociale: sociale.madrid@esteri.it
Carta d’identità elettronica: cic2.madrid@esteri.it
Certificati anagrafici: anagrafe2.madrid@esteri.it
Cittadinanza
- per discendenza: madrid.statocivile@esteri.it
- per matrimonio: cittadinanza.madrid@esteri.it
Codice Fiscale/Pincode Fisconline: madrid.cfiscale@esteri.it (solo per via telematica)
Elezioni/Voto: elezioni.madrid@esteri.it (casella attiva solo durante le operazioni di voto)
Navigazione/Marittimi: navigazione.madrid@esteri.it
Passaporti/ETD: passaporti.madrid@esteri.it
Stato civile/Matrimoni da celebrare/Pubblicazioni/Sentenze di divorzio: madrid.statocivile@esteri.it
Ufficio notarile/Procure/Cognomi e nomi: notarile.madrid@esteri.it
Ufficio studi/Dichiarazioni di valore: scuole.madrid@esteri.it
Visti per l’ingresso di stranieri in Italia: visti.madrid@esteri.it
Altre questioni: info.madrid@esteri.it
Le autorità consolari hanno inoltre evidenziato che nella richiesta di rilascio di alcuni documenti o di erogazione di alcuni servizi possono entrare in gioco elementi che esulano dal loro controllo e che possono essere motivo di ritardo. Per esempio, l’iscrizione all’AIRE o la trascrizione di certificati sono di competenza del Comune di riferimento del connazionale, mentre il rilascio del nulla osta per ottenere il passaporto è di pertinenza delle questure italiane. È stato ribadito che aggiornare i propri dati AIRE e di contatto è essenziale per poter usufruire di servizi consolari efficienti e rapidi.
Al termine dell’incontro, la delegazione Com.It.Es. si è offerta di inviare puntuali osservazioni e suggerimenti come, ad esempio, l’uso di accorgimenti tecnici nel sito internet che permettano di aprire automaticamente i link ai documenti in una nuova pagina o di compilare moduli direttamente online (di fatto attualmente la ricezione di un documento cartaceo obbliga il ricevente al trasferimento della totalità dei dati su un sistema digitale). Il Com.It.Es. si è anche proposto per la creazione di apposite pagine nel proprio sito internet, possibilmente corredate di video tutorial, per agevolare la comprensione di alcune procedure. Dal canto suo, la Cancelleria Consolare ha confermato che continua a lavorare per rendere il sito web sempre più comprensibile e “user friendly” e, più in generale, per facilitare una efficace comunicazione tra utenza e uffici.
Inoltre, il Com.It.Es. esorterà le autorità nazionali a migliorare i locali della Cancelleria Consolare, ad oggi palesemente inadeguati, e, vista l’enorme mole di lavoro, rinnoverà la richiesta di un aumento del personale. A breve è previsto un nuovo incontro per comprendere il modus operandi degli uffici rimanenti.
Il Com.It.Es. ringrazia sinceramente non solo il Dott. Lapadura e la Dott.ssa Polenta per questa opportunità, ma anche tutto il personale della Cancelleria Consolare, che quotidianamente si adopera con impegno per soddisfare le richieste di un numero sempre crescente di connazionali. L’augurio è che i suggerimenti forniti dal Com.It.Es. possano aiutare la Cancelleria a fornire servizi sempre migliori. Da qui l’invito a tutti gli italiani residenti nella circoscrizione di Madrid a rivolgersi al Com.It.Es. in caso di necessità così come a scrivere osservazioni e raccontare le esperienze avute, sia positive che negative, inviando una mail a segreteria@comitesmadrid.org o inserendo un commento nella pagina Google della Cancelleria Consolare.
