Il Com.It.Es. di Madrid prosegue nel suo lavoro di monitoraggio dei servizi consolari organizzando un nuovo incontro con la responsabile della Cancelleria Consolare di Madrid.
In base alla legge n.286 del 23 ottobre 2003, è opportuno ricordare che il Com.It.Es. è un organo di rappresentanza degli italiani all’estero nei rapporti con le rappresentanze diplomatico-consolari che può, previa intesa con le autorità consolari, rappresentare istanze della collettività italiana residente nella circoscrizione.
La Commissione Servizi Consolari, istituita dal Com.It.Es. di Madrid, ha l’obiettivo di facilitare il flusso di informazioni tra la collettività e la sede consolare, individuando criticità e coadiuvando le parti per una comprensione mutua delle necessità di entrambi i soggetti.
Lo scorso 27 febbraio 2024, la Commissione Servizi Consolari, ha visitato la sede della Cancelleria Consolare della capitale spagnola.
La commissione, accompagnata dal presidente Andrea Lazzari e composta dal consigliere esecutivo Sergio Albani e dai consiglieri Alvaro Cicco e Fernando Lomaglio è stata ricevuta dall’attuale capo della cancelleria consolare Dott.sa Gilda Santangelo.
Nel corso dell’incontro sono stati trattati vari argomenti tra cui:
Nuova Web Cancelleria e sue nuove funzioni.
La Dott.sa Santangelo conferma che si è lavorato a un re-style della web del consolato, sulla base di un nuovo format ministeriale, che offrirà una importante review in alcuni aspetti che ne semplificheranno la comprensione.
Il re-style della web della cancelleria consolare ha la finalità di rendere i contenuti di più facile comprensione e interazione per mezzo di una semplificazione del linguaggio. Inoltre, è prevista l’ implementazione di un chatbox che aiuterà gli utenti nella navigazione; questa “tool” vuole offrire la possibilità di personalizzare la navigazione attraverso risposte il più possibile strutturate e rendere l’esperienza più pratica per l’utente. Madrid, una delle sedi pilota di questo progetto, ha contribuito a segnalare al Ministero criticità e possibili migliorie al progetto. Si spera che la nuova chatbot della Cancelleria consolare diventi operativa entro il secondo semestre.
Data trasformazione a Consolato Generale
La cancelleria consolare dell’Ambasciata sarà elevata, probabilmente in luglio, a Consolato Generale di Madrid. Il percorso è già avviato e richiede dei tempi tecnici che devono essere rispettati, solo quando la notizia sarà pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale sarà quindi possibile conoscere la data definitiva. Il Consolato Generale, come tutta la rete consolare spagnola, continuerà a dipendere gerarchicamente dall’Ambasciata, ma sarà un’entità indipendente a livello organizzativo e amministrativo-contabile, guidata da un funzionario della carriera diplomatica del grado di Consigliere di Ambasciata. L’obiettivo è quello di accrescere le risorse umane e finanziare a disposizione in modo da assicurare un buon livello di servizi consolari alla collettività italiana residente nella circoscrizione di Madrid, che continua il suo trend di crescita. Il Vice-Consolato di Arona (Tenerife) dovrebbe dipendere dal Consolato Generale di Madrid.
Richiesta dati aggregati sulla comunità italiana della nostra circoscrizione (provenienza, sesso, età)
Una delle principali iniziative del Com.It.Es. per quest’anno è stata la realizzazione di un documentario sulla presenza femminile italiana in Spagna. Il progetto vede in primissima linea le consigliere Gabriella Lanzilli ed Emanuela Cozzoni che hanno raccolto numerose testimonianze di storie avvincenti e le hanno raccontate in questo docufilm insieme alle protagoniste. Oltre al racconto c’è, inoltre, la volontà del Com.It.Es. di dare un dato statistico della storia dell’immigrazione. Per il docufilm l’obiettivo è stato quello di raccogliere dati sulla disaggregazione per sesso, regione di provenienza, età, professione. Con questa finalità richiediamo la collaborazione della cancelleria consolare per ottenere una selezione di dati che ci permetta ottenere una fotografia reale dell’immigrazione femminile in Spagna. Purtroppo, il programma informatico in uso presso la cancelleria è un sistema di gestione dello schedario e non ha finalità statistiche. Alcuni campi di ricerca consentono di vedere dati nella circoscrizione consolare e a livello regionale come, per esempio, il numero di iscritti residenti di 20 anni fa e confrontarlo con quello di 10 anni fa, però non è possibile realizzare una disaggregazione dati della popolazione iscritta all´Aire per sesso, età, regione di provenienza.
Un quadro dell’immigrazione in Spagna è possibile averlo consultando la Fondazione Migrantes: https://www.migrantes.it/rapporto-italiani-nel-mondo-2023/ La fondazione offre uno dei principali studi che analizza le tendenze di mobilità all’estero della nostra popolazione. Inoltre, è possibile consultare l’annuario diplomatico del MAECI per avere dei dati ufficiali: https://www.esteri.it/it/sala_stampa/pubblicazioni-e-book/riepilogo_annuario/ -https://www.esteri.it/it/sala_stampa/pubblicazioni-e-book/archivio_annuario/
Pubblicazione dati sulle performance della Cancelleria
Il Com.It.Es. di Madrid sollecita la richiesta di dati per comprendere l’imponente mole di lavoro che la Cancelleria sta lavorando ogni giorno. Motivo per cui si rinnova la richiesta al ministero di più impiegati, mentre si suggerisce una migliore organizzazione degli spazi affinché i servizi possano essere più performanti
Trend delle iscrizioni AIRE.
Nel ricordare che l’iscrizione all’AIRE è un preciso dovere del connazionale residente all’estero nonché un presupposto fondamentale per l’accesso ai servizi consolari é opportuno segnalare che la legge 213 del 30 dicembre 2023, in vigore dal 1° gennaio 2024, introduce un nuovo regime sanzionatorio per i cittadini italiani residenti all’estero che non sono iscritti all’AIRE, prevedendo una sanzione amministrativa pecuniaria da 200 euro a 1.000 euro per ciascun anno di mancata iscrizione, fino a un massimo di 5 anni. L’autorità competente all’accertamento e all’irrogazione della sanzione è il comune nella cui anagrafe è iscritto il trasgressore.
A seguito della pubblicazione di questo paragrafo nella Legge di Bilancio il ministero degli Esteri ha stimato un consistente aumento delle richieste di iscrizioni AIRE nei primi mesi dell’anno. Ci spiega la Dott.ssa Santangelo che per Madrid l’incremento delle richieste di iscrizione all’AIRE si stima in un 200%.
La dimensione del fenomeno della mobilità in continuo aumento richiede innovazione procedurale e digitalizzazione. In questa prospettiva, viene incentivato da parte della cancelleria l’utilizzo del portale FAST-IT.
Segnaliamo che ci è giunta segnalazione che FAST – IT ha una serie di difficoltà per persone che sono state già iscritte in altre circoscrizioni o che vanno a vivere in un nucleo familiare esistente.
FAST-IT è per il momento limitato ai servizi Aire. É in corso una sperimentazione per il rilascio del codice fiscale. Probabilmente si arriverà in quanto è obiettivo del MAECI la progressiva digitalizzazione degli archivi consolari e la diffusione capillare delle informazioni.
In ogni caso, si raccomanda di leggere con attenzione la pagina web dedicata all’AIRE: https://consmadrid.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/servizi-per-il-cittadino-italiano/anagrafe-degli-italiani-residenti-allestero-aire/
Per questioni AIRE, l’e-mail della cancelleria consolare è madrid.aire@esteri.it
Quale è la proceduta per il rilascio del passaporto
L’utente residente nella circoscrizione consolare di Madrid avvia la procedura inviando per posta raccomandata la documentazione.
A seguito il link con le indicazioni da seguire: https://consmadrid.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/servizi-per-il-cittadino-italiano/passaporti-e-carte-didentita/
La cancelleria conferma la ricezione della domanda via e-mail. É importante scrivere nel modulo di richiesta correttamente e in buona grafia l’indirizzo e-mail personale ed eventualmente aggiornare i propri dati su FAST IT sia aggiornato dall’utente. La domanda è trattata secondo l’ordine di arrivo dall’ufficio passaporti e va in coda.
Quando tutte le verifiche hanno un esito favorevole, l’utente riceve una comunicazione via e-mail che Con la quale si fornisce un codice per prendere appuntamento per il ritiro del passaporto mediante la piattaforma Prenot@mi
L’impronta digitale e il pagamento avvengono al ritiro del passaporto. La principale novità è il pagamento con TPV in sportello. L’utente potrà pagare la tassa al momento del ritiro con carta di credito/debito (American Express non è ammessa).
Per le domande presentate presso i Consolati onorari la tempistica è di circa quattro mesi circa
Su Madrid invece la tempistica standard per il rilascio del passaporto è di circa 90 gg sempre che non vi siano istruttorie che possano rallentare il procedimento. L’obiettivo della cancelleria è quello di ridurre l’attesa a 75/80 gg. Considerando che in Italia per i passaporti, tempi di attesa fino a 10 mesi, la tempistica di Madrid è molto buona.
Ci sottolineano che è importante verificare nella casella SPAM dove possono arrivare le comunicazioni inviate per e-mail, dalla Cancelleria consolare.
Quel è la proceduta per il rilascio della CIE (Carta d’identità Elettronica)?
A seguito il link con le indicazioni da seguire: https://consmadrid.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/servizi-per-il-cittadino-italiano/carta-didentita-elettronica-cie-2/
L’utente avvia la procedura inviando per posta raccomandata la documentazione.
1) La domanda di CIE deve essere necessariamente presentata tramite invio per posta raccomandata dei documenti richiesti (vedere sezione “documentazione da presentare”) al seguente indirizzo:
Cancelleria Consolare dell’Ambasciata d’Italia in Madrid, Calle Agustín de Betancourt n. 3, 28003 – Madrid
2) Una volta terminata la lavorazione della richiesta, il connazionale riceverà una e-mail con un codice personale per poter prendere appuntamento sul portale Prenot@Mi (https://prenotami.esteri.it) – per informazioni relative al portale di appuntamenti Prenot@Mi ·> [cliccare qui]
3) Il giorno dell’appuntamento, l’operatore consolare acquisirà i dati biometrici (rilevazione delle impronte digitali) e la firma, che verranno registrati in sicurezza all’interno del microchip presente nella propria CIE. Si fa presente che al momento attuale le uniche apparecchiature per la rilevazione dei dati biometrici sono presenti solo presso la Cancelleria consolare di Madrid.
4) Lo stesso giorno dell’appuntamento, l’operatore dovrà annullare la vecchia CIE o Carta d’identità cartacea (CIC) se la stessa è ancora valida. A seguito di questa operazione, la vecchia carta conserverà il valore di documento di riconoscimento, ma non potrà più essere utilizzata come documento di viaggio. Si raccomanda, dunque, di essere muniti di un altro documento di viaggio in attesa che la nuova CIE sia recapitata.
5) La CIE è prodotta dall’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato e successivamente spedita, a mezzo posta a carico di Poste Italiane, all’indirizzo di residenza (o recapito) indicato dal richiedente. Il documento, pertanto, non è rilasciato a vista il giorno dell’appuntamento.
Dato che la CIE si spedisce dall’Italia al domicilio dell’utente, lo sportello suggerisce al cittadino di fare il tracking dell’invio per essere a casa quando la consegnano. Nel caso di assenza dal domicilio, la CIE ritorna al mittente e posteriormente sarà inviata al Consolato che provvederà ad informare il cittadino per il suo ritiro.
Come può il Com.It.Es. essere di supporto alla cancelleria consolare.
La Dott.sa Santangelo indica che è fondamentale:
LA CORRETTEZZA DELL’INFORMAZIONE
L’utente ha il compito di verificare previamente che l’informazione apportata per richiedere un determinato servizio consolare sia la corretta in ogni momento; quando l’informazione non è corretta il procedimento si rallenta. Nella maggioranza dei casi l’inefficienza del servizio è una conseguenza diretta dell’inesattezza delle informazioni trascritte. Oltretutto il ritardo generato in questi casi si ripercuote anche su chi ha operato correttamente.
INFORMARSI SUI SITI UFFICIALI
Ricordiamo che, come l’utente deve consultare la web del Consolato, che è l’unica fonte ufficiale d’informazione per i servizi consolari. Non è necessario ricorrere a intermediari. Sul sito del consolato troviamo informazioni dettagliate sul tipo di procedura necessaria per richiedere i servizi consolari erogati dalla cancelleria consolare di Madrid. Nel caso in cui si abbiano seri dubbi o specificità di una pratica per un determinato servizio si può ricorrere allora all’uso dell’e-mail.
É opportuno richiedere ai connazionali di limitare l’uso dell’e-mail solo quando è realmente necessario. Ogni giorno nella sola casella e-mail dei passaporti si ricevono 200 e-mail.
Analisi sito web e proposte, suggerimenti.
Il Com.It.Es.si impegna inoltre a consolidare le nuove e diverse realtà rappresentative delle comunità italiane e soprattutto a costruire un dialogo proficuo con le associazioni; infatti, molto importante sarà il loro coinvolgimento e partecipazione in vista delle prossime elezioni europee. Tali realtà associative costituiscono infatti un capitale inestimabile per la crescita e presenza della nostra comunità in Spagna e riteniamo fondamentale mantenere vivo il loro legame di cittadinanza attiva.
Il Com.It.Es. rimane sempre il vostro ponte tra la comunità e le istituzioni, scriveteci e seguite le nostre reti sociali.
